چک لیست لوازم مورد نیاز حضور در نمایشگاه [صفر تا صد]

هر شرکتی با توجه به محصولات و خدماتی که در نمایشگاه ارائه می دهد به وسایل و تجهیزات متفاوتی نیاز دارد، اما برخی از این وسایل عمومیت داشته و هر شرکت کننده نمایشگاهی در هر حوزه نیاز است که این وسایل را تامین نماید. پیش از برگزاری نمایشگاه هر شرکت جهت حضور هرچه بهتر دغدغه های فراوانی داشته و ممکن است برخی از وسایل مورد نیاز حضور در نمایشگاه از سوی شرکت تأمین نشود. بهتر است که چک لیستی از این وسایل تهیه نموده تا احتمال تأمین نشدن برخی از این اقلام ضروری به کمترین حد ممکن تقلیل یابد. برخی از این وسایل عبارتند از:

• میز، صندلی و مبلمان مورد نیاز جهت غرفه داران و مراجعه کنندگان
• استفاده از وسایلی نظیر جاکاتالوگی، استند، ال سی دی بزرگ، رول آپ، ویدئو وال، تلویزیون های لمسی و … جهت تبلیغات بیشتر در غرفه نمایشگاهی و جلب توجه بیشتر میان مراجعه کنندگان
• قرار دادن تجهیزات رفاهی و تسهیلاتی بیشتر برای رفاه حال غرفه داران و مراجعه کنندگان، وسایلی نظیر آبسردکن، هیتر پرتابل، کولر پرتابل، یخچال، چای و قهوه ساز، وسایل پذیرایی از مراجعه کنندگان و …
• وسایلی جهت نظافت غرفه نمایشگاهی نظیر جارو، دستمال نظافت، شیشه پاک کن و …
• وسایل مورد نیاز جهت تامین برق در نقاط مختلف غرفه با استفاده از سیم سیار و سه راهی برق
• تامین وسایل تحریریه نظیر خودکار، مداد، منگنه، ماشین حساب، چسب و …
• تهیه کارت ویزیت مربوط به شرکت جهت معرفی بیشتر به بازدیدکنندگان
• تامین تریبون سخنرانی در صورت نیاز
• تامین لباس فرم برای غرفه داران به همراه آویزهای معرفی آن ها
• هدایای تبلیغاتی مانند هارد، فلش، کیف، خودکار و … با لوگوی سازمان مربوطه که در هر لحظه سبب یادآوری سازمان به مراجعه کننده خواهد شد، تاثیر بسزایی خواهد داشت.
• تامین و استفاده از وسایلی که سبب زیبایی هرچه بهتر و بیشتر غرفه خواهد شد نظیر انواع گلدان، گل و گیاه و …
• فرم های مورد نیاز جهت ارائه به مراجعه کنندگان برای معرفی هرچه بیشتر و بهتر شرکت نظیر فرم مربوط به اهداف شرکت، سابقه شرکت، چشم انداز و ماموریت های شرکت، استراتژی های شرکت و … که تمامی این فرم ها می توانند به صورت تجمیع شده در قالب یک کاتالوگ به مراجعه کنندگان مهم ارائه گردند.
• استفاده از تجهیزات سرمایشی و گرمایشی مناسب برای ایجاد رفاه حال غرفه داران و مراجعه کنندگان
• تهیه کامپیوتر و لپ تاپ برای غرفه داران با قابلیت اتصال به اینترنت
• تامین کالا و خدماتی که قرار است در غرفه نمایشگاهی به نمایش گذاشته شود، برای مثال در نمایشگاه ایران پلاست غرفه داران برترین محصولات پلاستیکی خود را جهت جذب مخاطبین و مراجعه کنندگان ارائه می دهند.

تهیه چک لیست از اقلام ضروری غرفه نمایشگاهی و تأمین و تهیه آن ها تنها یکی از اقداماتی است که می بایست پیش از برگزاری نمایشگاه توسط غرفه داران انجام پذیرد. علاوه بر این از سایر اقدامات قبل از حضور در نمایشگاه که لازم است پیش از برگزاری نمایشگاه توسط غرفه داران انجام گیرد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ارسال دعوتنامه برای برخی از مشتریان خاص و افرادی که در زمینه نمایشگاهی فوق تخصص و تبحر داشته و از بزرگان و افراد مطرح به شمار می روند.
• درج و ارسال آگهی در مجلات تخصصی و در صورت لزوم درج آگهی های محلی
• آماده سازی نمونه ای از محصولات و خدماتی که شرکت ارائه می دهد، جهت به نمایش درآوردن آن توسط برگزارکنندگان نمایشگاه
• جمع آوری اطلاعاتی در خصوص رقبا، کالا و خدماتی که قرار است در غرفه نمایشگاهی خود به نمایش بگذارند.
• دریافت پلان نمایشگاه و مشخص شدن محل غرفه نمایشگاه
• سازماندهی افراد متخصص با ظاهری آراسته در غرفه نمایشگاهی به منظور جذب مراجعه کنندگان و ارائه توضیحات بیشتر و کامل تر در خصوص محصولات و خدماتی که از سوی سازمان ارائه می شود.
• به منظور کسب تجربه موفق تر از شرکت در نمایشگاه لازم است تا در صورت عدم وجود تجربه، از متخصصین در این حوزه مشورت گرفته شود تا شرکت در نمایشگاه بالاترین کارایی را برای غرفه داران به دنبال داشته باشد.